Politique de confidentialité

Maisons de transition de Montréal inc. (ci-après « MTM », « Nous ») reconnaît son devoir de confidentialité et donc, l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qu’elle recueille via son site Internet ou par tout autre moyen technologique.  À ce titre, MTM est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient ou qu’elle confie, le cas échéant, à un tiers.

 

La présente Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui visite notre site Internet ou qui interagit avec nous par le biais de celui-ci.  Elle s’applique aussi à toute personne qui interagit avec nous par le biais d’un autre moyen technologique.

 

Elle s’inscrit dans un ensemble de politiques, procédures et pratiques encadrant la protection des renseignements personnels par MTM.  De manière plus particulière, elle s’inscrit dans l’application des lois provinciales suivantes :

 

– Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P39.1) ;

– Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, aussi appelée Loi 25.

 

La Politique de confidentialité est également conforme aux énoncés de la Commission d’accès à l’information du Québec.  Ainsi, par « renseignements personnels », nous entendons tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier.  Toutefois, n’est pas considéré comme un « renseignement personnel » certains renseignements concernant l’exercice par la personne concernée d’une fonction au sein de l’organisation, tel que son nom, son titre et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.  Ces renseignements sont publics.

 

Renseignements personnels que nous recueillons

 

Dans le cadre de nos interactions avec vous, nous recueillons seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés ou afin de remplir nos obligations d’employeurs et d’organisation accueillant des stagiaires, bénévoles et administrateurs.  Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés.  Voici les principaux renseignements recueillis auprès des différents groupes de personnes avec qui nous interagissons :

 

– Usagers ou candidats à devenir usagers dans nos services : nom, date de naissance, coordonnées personnelles, noms et coordonnés personnelles des ressources dans l’entourage de cette personne, établissement ou la personne est incarcérée, type de sentence, dates d’admissibilité, antécédents, informations biopsychosociales, divers rapports d’évaluation, information médicale, information pharmaceutique, etc. ;

– Candidats à un emploi, à un stage et candidats à titre de bénévole auprès de MTM : nom, coordonnées, curriculum vitae, antécédents judiciaires, références, etc. ;

– Employés de MTM : nom, coordonnées, curriculum vitae, antécédents judiciaires, références, numéro d’assurance sociale, contacts en cas d’urgence, informations sur les personnes à charge, spécimen de chèque, etc. ;

– Visiteurs de notre sites Internet : navigateur Internet, dispositif utilisé, adresse IP, pages visitées, requêtes et actions, heure et jour de connexion, adresse courriel, etc.

 

MTM peut recueillir des renseignements personnels à l’aide de témoins de connexions (cookies), afin de vous identifier, de vous localiser ou encore d’effectuer un profilage des utilisateurs.  Cette collecte sera réalisée uniquement si vous consentez à l’activation de ces outils technologiques.

 

En plus de ces témoins, MTM a également recours à des témoins qui sont dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires » au fonctionnement de notre site Internet et qui ne peuvent donc être désactivés.

 

Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels

 

MTM recueille vos renseignements personnels pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous :

– Répondre à une demande, fournir un service ;

– Recevoir, gérer et traiter les demandes d’information, les demandes d’accès ou les plaintes ;

– Évaluer et traiter une demande visant le recours à nos services généraux ou nos programmes particuliers ;

– Produire des statistiques servant à nos différentes redditions de comptes ;

– Exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site Internet, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs du site Internet ;

– Sous réserve de votre consentement, comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs de notre site Internet.

 

Moyens par lesquels vos renseignements personnels sont recueillis

 

Nous recueillons vos renseignements personnels, notamment par le biais de notre site Internet, des courriels et des témoins de connexion (cookies) dits « essentiels ».  Les renseignements personnels concernant les usagers de nos services nous sont transmis par les services correctionnels concernés ou tout autres organisations nous référant de futurs usagers de nos services.

 

Consentement

 

En visitant notre site Internet ou encore en nous fournissant des renseignements personnels (par courriel, en remplissant un de nos formulaires en ligne, par téléphone), MTM considère que vous consentez à la cueillette de ceux-ci, mais aussi à leur utilisation et à leur communication aux fins mentionnées ci-dessus.

 

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels déjà collectés par MTM à l’exception des renseignements personnels relevant des institutions qui vous ont référé à nos services (services correctionnels provinciaux ou fédéraux par exemple).  Vous pouvez exercer votre droit en communiquant par courriel avec madame Karine Roby, responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, à l’adresse courriel suivante : karine.roby@msl-assl.com.  Veuillez noter que le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.

Par ailleurs, nous devrons demander votre consentement de manière explicite (formulaire écrit) lorsque nous voulons utiliser ou communiquer des renseignements personnels sensibles qui vous concernent tels que des renseignements médicaux par exemple.

 

Utilisation et communication

 

En aucun cas, MTM n’utilise ni ne communique vos renseignements personnels sans votre consentement. Toutefois, en certaines circonstances, MTM peut être tenu de communiquer vos renseignements personnels, sans votre consentement, aux autorités qui ont le droit de les exiger, pour se conformer à toute ordonnance d’un tribunal ou encore si nous croyons que la communication est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ou encore pour prévenir un acte de violence envers autrui.

 

Durée de conservation des renseignements personnels

 

MTM conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente, pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.  Lorsqu’ils sont détruits, vos renseignements personnels le sont de façon sécuritaire et irréversible conformément au calendrier de conservation.  Vos renseignements personnels que nous collectons sont conservés sur des serveurs internes ou sur un serveur externe situé au Québec lorsqu’il s’agit des renseignements personnels collectés via notre site Internet.

 

Mesures de sécurité

 

MTM protège vos renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer pour d’autres fins que celles déterminées précédemment ou communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.

 

Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.  Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous leur confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec eux.

 

Nous assurons la formation du personnel au regard de leur devoir de confidentialité et des mesures afférents à développer.

 

Accès et rectification à vos renseignements personnels

 

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour.  Veuillez nous informer de toute erreur ou changement quant à ceux-ci.  De plus, vous pouvez soumettre une demande

– d’accès à vos renseignements personnels ;

– de rectification de vos renseignements personnels ;

– de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels ;

en vous adressant à madame Karine Roby, responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, par courriel à l’adresse suivante (karine.roby@msl-assl.com).

 

Porter plainte

 

Nous reconnaissons l’importance de protéger vos renseignements personnels.  Advenant le cas où vous souhaitez déposer une plainte quant à la protection que MTM accorde aux renseignements personnels qu’il détient, vous pouvez le faire en contactant madame Karine Roby, responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse suivante : karine.roby@msl-assl.com.

 

Nous contacter

 

Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant à madame Karine Roby, responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse suivante : karine.roby@msl-assl.com.

 

Ou par la poste à l’adresse suivante :

Maisons de transition de Montréal inc. (siège social)

6060, rue Renoir

Montréal-Nord, Québec

H1G 2N8

 

La présente Politique est entrée en vigueur le 17 avril 2024.  

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